資料下載  資料信息管理規(guī)定.docx

1.       職責(zé)劃分

(1)     資料保管人：文員；

(2)     文員負(fù)責(zé)保管資料為：酒店基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、新產(chǎn)品簡介、房價表、明信片、往來電傳、傳真、信件、各種報表、記事本、銷售報表、客戶檔案、協(xié)議書、合同副本、電腦資料。

2.       建立索引

(1)     文員設(shè)立專門的資料檔案柜，存放各種檔案文書；

(2)     文員對各自負(fù)責(zé)資料根據(jù)一定索引順序排列文檔；

(3)     電腦存儲的資料由文員負(fù)責(zé)建立索引。

3.       保管和使用

(1)     公用資料：不涉及酒店商業(yè)秘密的資料，如宣傳冊、產(chǎn)品介紹等，由銷售經(jīng)理從文員處領(lǐng)取、保管和使用；

(2)     銷售經(jīng)理拜訪住店客人前，到文員處查閱客戶資料；

(3)     預(yù)訂員接受預(yù)訂后，查詢客史檔案；

(4)     本部門人員查閱資料必須當(dāng)日歸還，不得復(fù)印；

(5)     外部門人員借閱有關(guān)資料，必須經(jīng)過市場營銷部總監(jiān)批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，重要資料必須當(dāng)天歸還；

(6)      不得在部門電腦上設(shè)置軟驅(qū)，開機(jī)密碼由文員和經(jīng)理負(fù)責(zé)掌握。